Gestão de projetos: abordagem tradicional x ágil

A abordagem de gestão de projetos ágil e a tradicional oferecem vantagens distintas. Portanto, para escolher uma das duas é necessário pensar cuidadosamente sobre qual é a mais adequada para sua equipe. 

Este é um guia rápido que compara as abordagens tradicional e ágil de gestão de projetos para ajudar você a tomar a decisão certa para sua equipe e para os projetos que têm em mãos. 

O que é gestão ágil de projetos? 

Ágil é uma abordagem de gestão de projetos que se concentra na criação de resultados por meio de um processo evolutivo. Cada projeto passa por diversas fases de iteração que refinam e ajustam o produto por meio de informações do cliente, da equipe e do ambiente. 

Em vez de planejar tudo antecipadamente, como na gestão de projetos waterfall, a gestão ágil usa várias etapas e feedback do cliente para refinar um projeto "rascunho" até chegar a uma versão final. O método ágil enfatiza o trabalho em equipe e traz o cliente para sua equipe de projeto. 

Ao longo do caminho, sua equipe desenvolve várias versões, em vez de trabalhar com uma única, até chegar a uma versão final. Problemas e desafios oferecem oportunidades para moldar o produto inicial, transformando algo negativo — problemas encontrados pelo caminho — em algo positivo para o desenvolvimento do seu produto. 

O método ágil funciona melhor para projetos com muita ambiguidade e potencial de incerteza. Se o seu projeto é rotineiro e simples, talvez a gestão waterfall seja uma melhor opção. 

Benefícios do Ágil

• Flexibilidade: A gestão ágil de produtos permite que as equipes se adaptem rapidamente com base no feedback do cliente ou do ambiente. 
• Transparência: Com feedback contínuo incorporado ao próprio processo de gestão de projetos, o ágil é muito transparente, mantendo os clientes finais informados em cada etapa. Isso ajuda a reduzir a confusão e a gerenciar as expectativas. 
• Melhor colaboração: Ao reunir equipes, clientes, usuários e outras partes interessadas no início do projeto, o ágil incentiva uma colaboração mais forte. 
• Resolução eficiente de problemas: Os problemas são detectados precocemente, quando geralmente são mais fáceis de resolver em comparação com o pós-lançamento. O produto é submetido a testes regulares para que você possa resolver problemas com eficiência. 

Características importantes do ágil

O ágil é uma estratégia nascida do desenvolvimento de software. Dessa forma, esse tipo de gestão de projetos é personalizado de acordo com as necessidades e expectativas das equipes de software. 

Com o método ágil, sua equipe deve ficar preparada para oferecer atualizações regulares aos clientes e incorporar feedback regularmente. Geralmente, o progresso do projeto é realizado em ciclos de duas semanas, chamados sprints. Como o progresso é muito transparente, toda a sua equipe conhece o status de cada projeto e pode oferecer informações ou ajuda para resolver problemas à medida que eles surgirem. 

É importante ter em mente que o método ágil pode ser menos previsível, mais exigente e não tão claro para sua equipe. Com menos documentação e planejamento inicial do que outras formas de gestão de projetos, o método ágil às vezes pode causar frustração se as partes interessadas não estiverem envolvidas o suficiente. 

O que é gestão de projetos tradicional (waterfall)

A gestão de projetos tradicional pressupõe que um projeto pode ser planejado com antecedência, com relativamente poucas alterações no escopo. Em um projeto waterfall, espera-se pouca ou nenhuma incerteza. Os projetos são definidos desde o início e seguem um processo simplificado e consistente até que o produto seja implantado e a manutenção comece.  

Projetos waterfall seguem um ciclo de vida idêntico com marcos semelhantes, que envolvem planejamento, design, implementação, teste, entrega e manutenção. Como há baixa ambiguidade, é esperado que um projeto dentro dessa abordagem de gestão de projeto seja altamente linear. 

Esse estilo funciona melhor para projetos bem definidos e fica em desvantagem para projetos com perguntas não respondidas, falta de informações ou conceitos experimentais. 

Fases da abordagem tradicional de gestão de projetos

1. Documentação e coleta de requisitos: Antes de iniciar seu projeto, você começa com um brainstorming e planejamento completos. Reúna as partes interessadas e esboce todos os requisitos do seu projeto, defina orçamentos, reúna o pessoal certo e distribua documentação clara para todos da equipe. 
2. Projetar o sistema: Comece a projetar seu sistema e a criar especificações e requisitos claros para o hardware. Determine quais linguagens de programação você usará e prepare-se para qualquer codificação necessária. 
3. Implementação: crie um produto funcional que esteja quase pronto para entrar em operação. Suas equipes de codificação provavelmente reunirão vários lotes menores de código em um sistema completo. 
4. Teste: teste exaustivamente seu sistema e peça feedback aos testadores, principalmente sobre problemas que eles tenham descoberto. Aperfeiçoe o design e o código do seu produto com base no que eles encontrarem. 
5. Entrega e implantação: prepare-se para lançar seu produto e entregá-lo. 
6. Manutenção e atualizações: crie atualizações e faça manutenção no seu produto à medida que os clientes identificam problemas. Sua equipe deve criar patches regularmente para manter seu novo sistema funcional e com desempenho de acordo com as especificações originais. 

Benefícios da gestão de projetos tradicional

A gestão de projetos waterfall traz benefícios para equipes que trabalham em projetos claramente definidos. Essas vantagens podem fortalecer seu projeto geral e melhorar seus resultados: 

• Direção clara: do início ao fim, a estrutura por trás dos projetos waterfall é muito clara, e cada etapa deve ser concluída antes que sua equipe possa avançar para as próximas etapas. Você não pode, por exemplo, implementar antes de delinear os requisitos e projetar o sistema. Com o planejamento antecipado e concluído no início, sua equipe pode determinar rapidamente o que acontecerá a seguir, não importa onde você esteja no momento em seu projeto. 
• Documentação clara: graças a essa clareza inicial, sua equipe sabe quais são os objetivos e pode obter prontamente o que precisa com sua documentação. O foco está no objetivo final, com benchmarks definidos para garantir que você ainda esteja no caminho certo. 
• Ponto único de responsabilidade: O gerente do projeto tem a responsabilidade final e é o único ponto de responsabilidade que mantém a equipe organizada, focada e responsável. Se alguém tiver dúvidas ou se for necessário tomar uma decisão, o gerente de projeto orientará. 

Pontos críticos que os gerentes de projetos enfrentam na gestão de projetos tradicional

A gestão de projetos tradicional tem limitações únicas: 

• Confiança no gerente de projeto: Nem todos na equipe sabem o status do projeto, já que a comunicação sobre o progresso geral do projeto depende muito dos esforços do gerente de projeto. Portanto, o status do gerente no centro do projeto pode ser uma vantagem ou desvantagem. 
• Baixo ou nenhum envolvimento dos clientes: Os clientes muitas vezes não têm a oportunidade de moldar o desenvolvimento do produto após o início do projeto. 

Como escolher a abordagem correta

Os dois tipos de gestão de projetos têm diferentes pontos fortes e limitações. A metodologia certa para você dependerá do tipo de produto que você está desenvolvendo. Embora possa ser difícil escolher uma das duas, você descobrirá qual abordagem é a mais apropriada. 

Necessidades do projeto

Dê uma olhada de perto em seu projeto. Se o prazo estiver definido, uma abordagem waterfall pode ser melhor. Isso dá a você a chance de decidir todos os detalhes antes de começar. Você pode então acompanhar o ciclo de vida do projeto desde as exigências até as etapas de implementação e manutenção. Para um prazo mais curto, o método ágil permite que o produto seja construído mais rapidamente com feedback regular ao longo do caminho. 

Necessidades da equipe

Se sua equipe já estiver familiarizada com um determinado tipo de estilo de projeto e de gestão, isso também poderá orientar sua decisão. Por exemplo, a familiaridade com o funcionamento do ágil pode significar que o seu uso é mais adequado para a maioria dos (se não para todos os) projetos que sua equipe realiza. 

Confira o histórico e as preferências das pessoas da sua equipe. Peça a opinião delas também, se possível. 

Outros fatores a considerar:

• Natureza do projeto: Alguns projetos são mais adequados a uma estrutura de gestão de projetos ou outra. Por exemplo, um projeto com o qual sua equipe tem muita experiência e familiaridade pode ser uma boa opção para o método waterfall.
• Processos organizacionais existentes: As equipes que estabeleceram processos que se enquadram em um método específico, como reuniões regulares de sprint, podem favorecer esse método em seus projetos. 
• Orçamento: O waterfall é ótimo para um orçamento específico e claramente definido. 
• Cronograma do projeto: com um cronograma mais curto, o ágil pode ajudar sua equipe a apresentar resultados rapidamente. 

Como ajustar a abordagem no meio do projeto quando necessário

Às vezes, é preciso ajustar sua abordagem no meio do projeto. Certifique-se de trazer todo o conhecimento necessário, envolver as partes interessadas e obter forte visibilidade sobre o seu projeto. Talvez seja necessário refazer parte do planejamento, dependendo de quão avançado você está no ciclo de vida do projeto.